업무 효율을 높여주는 그룹웨어와 오피스365(Office365 도입으로 업무 효율성 향상)

  작은 기업에서부터 큰 기업까지, 조직원들만 사용하는 자신들의 그룹웨어가 있습니다. 이건에서도 그룹웨어를 통해 전자결재, 공지사항, 일정관리, 자원예약, 메일 등의 기능을 사용합니다. 최근에는 해당 기업에 최적화된 그룹웨어 시스템과 메일 및 문서 관리, 저장 기능 등을 포함한 클라우드 서비스를 결합하는 하이브리드 형태의 그룹웨어를 도입하는 회사들이 많아지고 있습니다.  

  이건에서도 오래된 그룹웨어를 개편하여 ‘단순 명료한 관리’를 가능하게 하는 새로운 하이브리드 시스템을 도입했습니다. 도입 과정에서 어려움도 있었지만, 새로운 그룹웨어가 업무 효율성 향상에 많은 도움이 되었기에 이와 관련된 이야기를 해보려 합니다.

(이건의 그룹웨어 로그인 화면)

  이건의 신그룹웨어는 하이브리드형으로 기존 그룹웨어의 핵심기능인 전자결재, 자원관리, 공지사항(게시판)의 3가지와 오피스365의 강력한 메일, 일정, 문서관리, 협업, 온라인 회의 등의 클라우드 서비스를 결한 것이 핵심입니다.

  기존 그룹웨어의 메일 시스템은 낡고, 느리고, 용량도 부족하고, 많은 기능들이 최신 트렌드를 반영하지 못하였습니다. 스마트 기기와의 연동성도 떨어져 많은 직원들이 구글이나 아웃룩을 연동하여 사용했습니다. 게다가, 아무리 우리가 많은 투자를 하고 인원을 채용한다고 해도 구글이나 MS가 제공하는 메일이나 일정관리 시스템을 따라갈 수 없었기 때문에 일정 비용을 내고 해당 서비스를 이용하는 것이 훨씬 더 회사에 도움이 되겠다는 판단을 하게 되었습니다.

  구글과 MS의 비교를 통한 결론은 MS사의 Office 365를 사용하는 것으로 결론이 났습니다. 오피스 365는 업무에 기본적을오 필요한 오피스 프로그램(워드,엑셀,파워포인트 등), 메일, 일정, 문서관리, 협업, 온라인 회의 서비스를 원스톱으로 제공하는 클라우드 서비스입니다.

  새로운 그룹웨어를 만들 때 가장 고려한 것은 그룹웨어와 오피스 365 시스템이 함께 잘 작동되어야 한다는 것이었습니다. 아무리 좋은 시스템이라도 전자결재 등 사내 시스템과 맞지 않으면 전체적인 업무 효율성이 높아질 수 없기 때문에, 구그룹웨어에서 신그룹웨어로 변경 하고 오피스365와 안정적으로 결합되도록 하는 커스터마이징이 굉장히 중요했습니다.

결론적으로 이건에서는 신그룹웨어 도입 후 한 동안 소소한 문제는 있었지만, 큰 탈 없이 성공적으로 오피스365 기반의 신그룹웨어 시스템이 정착되었고 업무 효율성을 높이는데 많은 도움을 주고 있습니다.

그래서 오피스365를 통해 어떻게 업무효율성이 향상되었는지, 오피스365의 기능에는 어떤 것들이 있고 어떻게 활용하는지에 대해 시리즈로 알아보겠습니다.

 

[소개영상]

https://www.youtube.com/watch?v=knWjOIpMuB8

 

아래는 오피스 365에서 사용 가능한 프로그램의 목록과 간단하 소개입니다.