직장인 회의문화 개선 - 30분 회의를 통한 회의문화 문제점 개선방법 (회의문화 개선 강의 및 경영 관련 책 추천 - 정찬우선생님)

 

이건에서는 조직문화를 개선하기 위한 다양한 활동을 하고 있는데요, 좀 더 즐겁고 편하게 일하고, 성과는 더 많이 창출하기 위해,  '일하는 방식의 개선' 활동을 진행하고 있습니다.  

 

사원부터 부장까지 직급별 간담회를 통해 조직 내의 다양한 문제점과 일하는 방식의 문제점 등을 도출 하였으며, 그 문제점을 어떻게 해결할 것 인가에 대한 많은 고민을 하였습니다. 그래서 크게 3가지 방향에서 일하는 방식의 개선 활동을 진행하기로 하였습니다.  

 

1. 회의문화 개선

2. 이메일 사용 개선

3. 업무지시 커뮤니케이션 개선

 

 

이 중에서 회의문화 개선은 이건 뿐만 아니라 다른 회사에서도 일하는 방식의 변화에 핵심사항으로 선택하는 문제인데요.  오늘은 회의문화 개선과 관련해서 제가 도움 받은 내용을 이야기 해보려 합니다.  

 

사실, 회의라는 것이 초등학교 때부터 하기는 했는데 어떤 회의가 제대로 된 회의이고 어떻게 진행하는지, 어떤 준비를 해야 하는지, 회의록은 어떻게 작성하는지에 대한 정확한 교육을 받은 적은 없었습니다. 그래서 회의를 개선하기 위한 정보를 폭풍 검색하였습니다.   

 

여기 저기, 이 책, 저 책, 공부를 하던 중, 가장 명확하고 도움이 되는 책을 찾았으니, 그게 바로 정찬우선생님의 "30분 회의"라는 책이었습니다.  ( 업무의 50%를 줄여 주는 혁신적 회의법 - 30분 회의) 

 

간단하게 정찬우선생님 약력입니다.  

 

• 공학박사 (미국 PURDUE 대학교) 

• JD비즈니스 컨설팅그룹 대표 (현) 

• 서울과학기술대학교 교수 (현) 

• 한국능률협회컨설팅 전문가 (현) 

• 삼성전자 북미판매법인 팀장 (전) 

• 두산인프라코어 전사 운영혁신팀장 (전)

• 삼성전자 수석 컨설턴트 (전) 

 

 

평소 책을 쉽게 읽는 스타일은 아닌데 30분 회의 책은 쉽게 읽을 수 있었습니다. 그리고 단순고 명료한 설명, 단계별로 반복적을 설명 해주는 책 내용을 보면서 쉽게 이해할 수 있었고, 머리를 끄덕이며 공감하며 책을 읽을 수 있었습니다. 저에게는 회의문화 개선을 위한 모든 것이 적혀 있는 바이블로 느껴졌습니다.  

 

물론 회사에 따라서 "30분"이라는 시간이 처음에는 어려울 수 있겠으나, 저자가 이야기하는 30분 회의를 운영하는 방법은 굉장히 합리적입니다. 30분이라는 시간에 얽매이지 말고 회의를 좀 더 효율적으로 운영하고 회의의 품질을 높이는데 굉장히 도움이 되는 시스템이라고 생각됩니다.  

 

회의의 정의, 뜻을 정찬우선생님은 이렇게 정의합니다.  

 

회의는... 업무 이슈를 협업을 통하여 해결하기 위한 시간이다! (지식 전달 또는 트레이닝 시간은 아니다) 

 

문제가 되는 업무 이슈를 두 명 이상의 사람들이 모여서 어떻게 해결할 것인지 서로의 의견을 교환하고 토론하여 결론을 도출하고 구체적으로 어떤 일을 누가 언제까지 할지를 결정해서 이슈를 해결하는 것이 회의라는 뜻 입니다.  참 쉽죠? 

그런데 왜 우리가 느끼는 회의는 그렇게 어렵고 지겹고 힘든 것인가요? 

 

정찬우선생님께서 정리하신 회의의 대표적인 문제점은 아래의 9가지 입니다. 

 

1. 시간을 지키지 않는다 

2. 목적과 주제가 불명확하다 

3. 사전 준비가 미흡하다 

4. 참석자들의 의견이 없다 

5. 소수가 회의를 독점한다 

6. 회의에 결론이 없다 

7. 리더가 회의를 주관하지 않는다 

8. 회의록을 관리하지 않는다 

9. 결정된 내용을 사후 관리하지 않는다 

 

 

이 모든 문제들의 30분 회의라는 컨셉을 통해 해결이 가능합니다. 물론 우리 회사도 이러한 문제점들이 있습니다. 그래서 정찬우선생님 책을 보면서 개선하기 위해 노력하고 있습니다. 책을 보고 강의를 한번 들어 보시면 회의에 대한 부정적 인식들이 확~ 달라질 것이라고 생각합니다. 추천 드립니다.

 

 

그렇다면, 올바른 회의의 요건은 무엇이 있을까요? 

• 회의는 짧게, 자주 해야한다  

• 관련자는 모두 모여야 한다 

• 회의는 실행 위주여야 한다 

• 회의 내용은 넓게 공유해야 한다 

• 회의록은 무조건 작성해야 한다 

• 회의록은 하나의 파일로 묶어야 한다 

 

왜 그래야 하는지는 책을 통해 세부적으로 이해하시면 좋겠습니다.  

 

그렇다면, 30분 회의는 어떻게 하는 것인가요?

30분 회의를 올바르게 하기 위해서 단계별로 핵심 사항이 있는데요, 그 사항은 아래와 같습니다.  (강의 내용을 정리한 것입니다. 책을 보시면 더 자세히 나와 있습니다.)

1. 회의 준비 

 - 주제 정하기/ 회의 참석자 정하기/ 장소 고르기 / 회의 시간 정하기

2. 회의 공지 

- 회의 주제, 장소, 시간/ 참석 대상(이름 명시) / 진행 내용/ 참석자별 사전 준비사항 / 자료 및 기타

3. 회의 실행 

 1) 주제 - 1회의 1업무 / 소주제는 3개 이내 / 30분 이내에 가능한 크기 

 2) 참석자 - 관련자 모두 참석 / 소수만 참여하면 전달에 더 큰 시간 소모 / 전달 과정에서 정보가 왜곡 / 리더가 없는 회의는 하면 안됨  

 3) 30분 시간 준수 - 타이머 이용 / 소 주제는 10분 이내(1인당 20초 발언, 넘으면 준비가 안된 것) / to-do list로 만들기/ 30분이 되기 전에 회의 종료 

(정찬용선생님께서 소개해주신 타이머 시계 - 빨간색 면적이 남은 시간입니다. 비쥬얼적으로 남은 시간이 빨간색으로 표시되어 시간이 줄어드는게 팍팍 느껴지는 좋은 아이템이었어요!)

4. 회의록 

 

추적관리! 중요 -추적관리 잘하려면 회의에서 결정된 내용은 넓게 공유할 수록 실행이 잘됨 

1)회의록작성  

- 1업무 1회의록(중요) - 하나의 업무당 하나의 회의록(1회의 1회의록이 아니라!) : 작성된 회의록을 사용하지 않는 문화... 그래서 부서 업무 당 하나의 회의록 만들어서 버전으로 관리. 업무 히스토리를 관리해야 함!  

- 회의 중 실시간으로 작성(주관자가 직접)  

- 프로젝터를 이용하여 내용을 실시간으로 공유한다(중요) 

 

2)회의록 내용(한장 회의록) - > 회의록 작성도 엄청 중요한 내용입니다. 

• 주제, 참석자, 일시, 장소 정확하게 기입해야 한다. 

• to-do list  - 리더의 지시사항과 똑같다. 그러나 너 이거 해라고 하지 말고 누가 적임자인가를 따져서 할 수 있는지 여부 묻고 to-do list 에 반영 

• 진행 내용 드래프트 작성(분위기 까지 작성) - 두괄식, 결론 앞에 두고 발언 / 한 줄에 쓸 수 있게 발언 해달라고 해야 함(준비하고 발언 할 수 있게 분위기 유도) 

3) 한장 회으록으로 만들고 공유 - 한장 회의록은 정찬우선생님 까페에 가시면 있습니다. http://cafe.naver.com/yahapsa

5. 회의 진행방법  

• 리더가 진행 

• 최소 한번씩 발언 기회 부여(중요) 

• 20초로 발언 시간 제안 

6. 의사결정 내용 도출 

• 토론 방식으로 결정 

• 의도적인 객관화-알고 있어도 직원들 의견을 유도. 직접 말하지 않는다 / 회의 진행 스킬 필요(아래서 부터 질문해서 위로 올라오면 좋다)  

• to-do list 실행 담당자의 의견을 많이 반영(업무 진행 가능 여부 확인, 기한도) 

• 의사결정 형태는 상태가 아닌 ..액션 형태로 만들어야 한다.(매출 천만원 밖에 못함 - 왜 ? 고객 몇명 만났니.. 등등.. ) / 수학성적 40점 -> 기말 까지 80점 만들어와! 이것이 to-do list가 아니라, 문제집 풀었어? 반도 풀지 못함. 그럼 한권 다 풀수 있어? 문제집 다 풀기가 to-do list, 교과서 1번 읽었어 -> 2번 읽자(이게 to-do list ) 이렇게  

 

7. 회의록 공유 - 참석자 전원에게 공유 

 

1) 회의록의 기능 

 

• 의사결정의 투명성

• 업무의 객관성 확보

• 업무진행의 핵심자료

• 공유를 통한 교육 효과

• 상호 견제의 툴

• 인사평가의 근거자료

 

8. 회의문화 개선의 효과 - 30분 회의가 정착 되면~

1)회사의 업무란? 

업무진행 관리 + 지시/의사소통 관리+직원 교육/평가, 인사관리 

->> 회의 관리만 제대로 하면, 업무의 50% 해결 가능 

2)부조리  트리 -> 회의만 잘하면 사라진다 

 

 

정찬우선생님께서 정기적으로 진행하시는 특강 수업에는 다양한 사람들이 모이고 있습니다. 중소기업 대표, 대기업 팀장, 회의를 더 잘하고 싶은 여러 분야의 리더 등, 회의를 제대로 배워 보고 싶은 사람들이 많이 강의를 듣습니다. 회사별로 워크숍 신청도 받으시고 컨설팅도 하신다고 합니다.  

 

5/29 강의를 통해 책에서 책에서는 접하지 못하는 생생한 정보들과 사례도 접할 수 있었습니다. 회의문화 개선을 위해 고민하시는 담당자님들이나 아니면 개인적으로 회의를 더 잘해서 더 높은 성과를 내고 싶은 리더, 팀장 분들이 들으시면 효과를 보실 수 있다고 생각합니다.  

 

끝으로 우리 회사도 30분 회의 프로세스가 정착되어 업무 생산성이 향상되도록 노력하겠습니다.  

 

P.S. 정찬우선생님 감사합니다. ^^   앗! 그리고 회의문화 개선에 대한 보다 많은 정보를 원하시면 정찬우선생님 홈페이지 참고 하시면 좋을 것 같습니다.  https://www.jdbz.kr/

감사합니다.