[효율적인업무팁]기한을 지키는 업무팁[효율적인업무팁]기한을 지키는 업무팁

Posted at 2013.03.13 10:00 | Posted in 직장인 톡톡/Smart 직장인


모든 일은 서로간의 약속을 기반으로 이루지게 됩니다.

약속을 이행해가는 것이 일이라고도 할 수 있겠습니다.

'언제', '어디서', '무엇을', '어떻게' 할 것인지 약속을 하고

그대로 이행하는 것.

이것이 바로 일이고 업무입니다.

약속의 결과물이 바로 OUTPUT이겠죠.

결과물을 만들어냄에 있어서 가장 중요한 요소는 무엇일까요?

당신이 만약 프로젝트를 이끌고 있는 '리더'라면 당신에게 가장 중요한 것은 무엇일까요?

그것은 바로 ' DEADLINE'을 지켜서 일을 완료하는 것이 아닐까요?

'목표설정'을 함에 있어서 '마감일'은 가장 중요하다라고 불 수 있습니다.

'구슬이 서말이라도 꿰어야 보배다'라는 말처럼

아무리 잘 만들어진 프로젝트라 할지라도

기한을 맞추지 못하면 그 빛을 잃고 말겠죠?




그림 그 마감...죽음의 선 DEAD + LINE을 효율적으로 관리할 수 있는 방법을 알아봅니다.

가장 큰 문제는 각자가 '마감일'에 대한 생각이 없기 때문입니다.


먼저 '너무 바뻐서'입니다.

회사의 일이라는 것은 절대 한가지만 할 수 없습니다.

그러다보니 몇가지의 프로젝트가 동시에 진행되면서

정신없이 이리저리 뛰어다니다 보면 '마감일'을 놓치게 됩니다.

그러면서 스스로 마감일을 늦추게 됩니다. 난  너무 바쁘니까...


부딪히는 것을 싫어한다.

일이라는 것은 혼자할 수 없습니다. 

누군가와 함께 진행을 해야하는데요.

그러다 보면 서로간에 얼굴을 붉히게 되는 일이 생기게 됩니다.

그러한 일이 생기는 것이 싫어서 그냥 눈치만 보고 있다 결국 마감을 놓치게 되는경우,

성공이냐, 사람이냐..

직장생활에 있어 이런 일이 생기게 되면 성곰만 아는 냉혈안으로 찍히거나

사람만 좋고 일은 못하는 사람이 되기도 합니다.

그래서 참 어려운 것입니다. 


그럼 어떻게 이러한 문제를 해결할 수 있을까요?


대쉬보드를 사용하라.

'대쉬보드'를 사용하는 것은 많은 장점을 가지고 있습니다.

모든 것을 명확하게 할 수 있습니다.

마감일, 책임자, 각종 숫자들...

팀원들 각각이 프로젝트에 대한 진행사항을 눈으로 확인하면서

자신의 업무를 인지하고 계획을 세울수 있습니다.


사용법

데쉬보드를 어떻게 사용하느냐?

'프로젝트 로드맵'을 작성합니다.

그리고 그 빈칸에 '파란색' 부착물을 부착합니다.

이 프로젝트는 이제 시작이기에 파란불이 켜진 것입니다.

처음 '대쉬보드'를 작성할 때 모든 사항은 파란불입니다.

그리고 시간이 흘러~흘러~

프로젝트가 진행되면서 진행여부에 따라 '노랑' '빨강'의 스티커가 붙는다.

이로써 불 필요한 감정싸움을 할 필요가 없다.

팀장은 프로젝트 진행이 미진한 부분에 대해 '대쉬보드'를 통해

알려주므로 책임자는 그것을 통해 프로젝트에 대해 다시 인식하고 

프로젝트를 진행하게 됩니다.

필요에 따라서는 팀장과 미팅을 통해 새로운 방향 및 대안을 찾을수 있다.

새로운 방향 및 신규 아이템 적용여부를 찾는 등..

'대쉬보드'상에 진행되지 않지만 나는 진행을 하고 있는 경우,

팀장이 느끼는 프로젝트 진행정도와

내가 느끼는 진행정도의 차이를 공유하면서

좋은 관계를 유지해 나갈수 있습니다.

'대쉬보드'에 의한 일처리는 팀장으로써 모든 일은 아닙니다.

이것은 '프로젝트'를 잘 진행하기 위한 것이기에



프로젝트를 위한 '커뮤니케이션'활동은 꼭 있어야 합니다.

'대쉬보드'만으로 일을 하려고 한다면

오히려 '팀웍'이라는 것을 놓칠수 있습니다.

제촉하고 질타하는 대화가 아닌 소통을 위한 대화가 꼭 선행되어야 합니다.

서로간의 원활한 소통을 위한 '대쉬보드'라는 것

부하직원을 혹죄기를 위한 성적표가 아니라는 것 !!!

꼭 !!! 기억하시기 바랍니다.^^

업무적으로 부딪히지 않고 프로젝트를 진행하기 위한 '대쉬보드'

잘 활용하여 즐거운 업무를 보시기 바랍니다.
 



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[직장인 업무팁(1)]에버노트를 이용한 성공적인 업무 활용기[직장인 업무팁(1)]에버노트를 이용한 성공적인 업무 활용기

Posted at 2012.10.16 07:58 | Posted in 직장인 톡톡/Smart 직장인


 

 


어디를 가든, 무엇을 하든 스마트 폰타블렛 제품을 이용하고, 

그 편리성으로 생활의 편리성을 높이고 있습니다. 

식당을 찾는 것도, 길을 찾는 것도, 친구들과의 대화도, 

 게임도 ...

 일상의 모든 부분을 더이상 '스마트폰'과 '스마트 타블렛'을 빼면 

어렵게 되었습니다. 하지만 

 왜? 업무에 있어서는 아직도 '데스크탑'과 

'다이어리'에서 벗어나지 못하는 것일까요?왜? 

아직도 업무에 있어서는 그 한계에서 벗어나지 못하는 것일까요? 

왜 우리의 '스마트폰'과 ' 스마트 타블렛'은 게임어플만으로 가득찬 것일까요? 

오늘은 첫발로 '업무어플'(EVERNOTE)에버노트' 알아봅니다.

업무적 활용에 있어서 '타블릿 키보드'의 득템은 절대적이라 할 수 있습니다.

'타블릿 키보드'에 관련된 내용은 아래주소에 있으니 참고하시기 바라구요. 

 http://eagonblog.com/275

<로지텍 키보드 사용후기>


이건 제가 사용하고 있는 '로지텍의 키보드'

이미지 출처 : 로지텍홈페이지에서 담아왔어요.


EVERNOTE(에버노트) .

 


EVERNOTE(에버노트)의 능력?


EVERNOTE(에버노트)는 업무에 어떻게 적용 될 수 있을까?

'외부업무 미팅시' '교육참석'에 있어서 최고입니다. 

그것이 '에버노트'의 힘이라 생각됩니다.

    '에버노트'의 작성창에서 우리는 

사진을 촬영하거나 

앨범에 있는 사진을 작성문서에 넣을수 

있습니다. 

  

    업무미팅이라는 것이 미팅내내 한가지 이야기가 물 흐르듯이 이어지지 않습니다. 

내가 원하는 것, 상대가 원하는 것

    정신없는 대화가 이어지게 됩니다. 

물론 메모를 하면서 그 순간순간을 잡아내지만 미팅이

    끝나고 다시 그 메모를 확인했을 때 정확한 결론이 무엇이었는지 혼란스러울 때가 있습니다.

    그 때 녹음된 내용을 다시 듣게 되면 대화속에서 결과를 정확하게 확인할 수 있으며, 

    결론이 정확하게 나지 않고 끝난 경우라면 전화를 통해서라도 다시 결론을 내릴 수 있습니다.

    특히 일정/납품량/참여인원/예약/사용가능 범위 등등...

    서로간에 장소나 시간협의의 경우 정말 중요한 미팅결과이기 때문에 놓치게 되면.. 

    G T L 좌절입니다. 내 업무적 실수를 만회해줄 뿐 아니라, 

   문제 발생시 책임소재를 확인 할 수 있는 중요한 자료가 될 수도 있죠.

 


EVERNOTE(에버노트)의 사용법.

  

1. 공짜는 양잿물도 마신다.

'에버노트'는 공짜어플입니다.굿~~

'앱스토어'에서 선택하여 설치를 합니다.



기본화면이 나오죠? 에버노트는 기본적으로 날짜기준으로 자동분류가 됩니다.

먼저 기본창의 아이콘의 기능을 설명해드릴께요.



상단중앙에

모든노트/노트북/공유됨/태그/더보기/

'모든노트'의 경우는 

작성한 노트목록을 본문과 함께 볼수 있는 기능입니다.

최근의 작성글을 보는것에 있어서 효과적입니다.

'노트북'

이 것은 다른 어플과 연동하여 공유하는 기능인데요.

전 아래의 그림처럼 'awesome'노트와 공유를 하였는데요.



어썸노트의 카테고리별 내용이 그대로 나뉘어져 옮겨져 있음을 볼수 있습니다.

다른 업무어플과의 공유됨도 즐거운 기능입니다.


'공유됨'의 경우는 업무적 활용도는 적습니다.

'태그'와'더 보기'의 경우

'태그'는 작성된 글을 효과적으로 찾기위해 '태그'를 걸어두면 

시간이 지난 글도 쉽게 찾아낼 수 있는 기능입니다.

상당히 유용하니 반드시 기억하세요.^^

'더 보기'의 경우

태크 뿐 아니라 본문의 글까지 포함하여 글을 찾아내는 기능입니다.

'태그'의 기능보다 더 넓게 검색이 되므로 찾는 글의 검색시간이 오래 걸리는 단점이 있습니다.


2. '작은고추가 맵다' 공짜 어플이지만 강하다~ 

이제 글 작성을 해보도록 하겠습니다.

좌측하단의 '새노트'를 터치하여 새글을 펼칩니다.

'공짜어플'이지만 그 기능은 절대 뒤지지 않습니다.

새글이 열리면 현위치를 가지고 제목이 자동 생성됩니다.

이 제목은 물론~ 바꿀수 있구요.

상단의 /카메라/사진/마이크/정보

그림 그대로의 기능을 합니다.

카메라는 찍고

사진은 앨범에서 불러오고

마이크는 녹음하고

정보에서는 '태그'를 입력할 수 있습니다.


<이 사진은 제가 교육참석하여 '플로어 차트'를 사진으로 

찍어 본문에 첨부한 '사진'과 '녹음파일' 보이시죠?>


이것이 '에버노트'의 힘입니다.

심플하게 꼭 있어서 하는 기능만 넣은 것이죠.

더 필요한 기능..있을까요??

하단의 기능들

보내기/휴지동/돋보기

'보내기'기능을 통해 

미팅내용을 관련업무자나 팀장에게 바로 보낼수 있습니다.

팀장이 좋아하는 것은 신속한 상황보고~~입니다.^^

휴지통과 돋보기의 경우...말 그대로 입니다.^^

미팅을 함에 있어서 꼭 있어야 하는 기능만을 넣어 

사용자의 접근과 조작이 쉽게한 

'에버노트'


 

편리함보다는 정확한 업무능력

 

이런 어플하나가 내 업무에 얼마나 도움이 되겠어?

라고 의문을 표시하고 불신하시는 분들이 있을 거예요. 

저도 처음에 그랬거든요. 전 '스마트 테블릿'자체를 '업무적 툴'로써 기능을 불신하였는데요. 

실제로 마음을 먹고 쓰려고 하자 그 활용도가 무궁무진 하였습니다.

오늘 소개한 '에버노트'하나의 어플로 어떻게 되는 것은 아닙니다. 

하지만 이렇게 접근하기 쉽고 사용하기 쉬운 어플부터 사용하면서 

점점 다른 어플에게도 관심을 가지다보면 어느순간 

나의 업무능력은, 업무시간 효율성은 높아져 있을 것입니다.

무엇보다도 재미있습니다. 

재밌는 게임처럼  이 어플을 사용하다보면 일을 하면서

재미를 느끼고 신기함을 통해 신선한 생활의 전환...

절대적으로 제가 보장합니다.

바로 다운받아 사용해 보세요.

공짜자나요^^

그럼 또 찾아뵙겠습니다.

   

클래식 음악과 건축이 함께 하는 공간은 이건블로그 입니다.

사람이 살아가는 집과 문화를 만들어 나가는 기업, 이건창호/이건산업을 찾아주세요!

 

 


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  1. 좋은 정보 잘 읽었습니다^^
  2. 좋은 글 잘 보고 갑니다.
    즐거운 하루 되시기 바랍니다.
    하하 벌써 주말 이네요 ^^
  3. June
    저는 기타레슨에 에버노트를 적극적으로 활용하고 있는대.. 저도 활용기를 한번 올려보고 싶네요~
  4. 저도 에버노트 잘 사용하고 있어요..ㅎㅎ
  5. 에버노트를 예전부터 되게 애용하는 사람인데, 가끔 연동이나 일정상의 문제가 불편한것도 있지만 정말 이만한 녀석이 없다고 생각합니다 ㅋ

    돈주고 사는 프랭클린보다도 괜찮은거 같아요.
    전 에버노트랑 어썸이랑 서로 연동해서 사용한답니다.
    • 2012.10.18 07:28 신고 [Edit/Del]
      일정관리는 많이 어렵습니다. 저도 그래서 어썸이랑 사용하고 있습니다.
      요즘 어썸말고 투두를 사용하고 있는데 그 효과를 곧 준비해 보겠습니다.
      감사합니다.

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[직장인 업무팁(2)]무제한 사진공유_Airfoto[직장인 업무팁(2)]무제한 사진공유_Airfoto

Posted at 2012.10.16 07:57 | Posted in 직장인 톡톡/Smart 직장인

컴터의 사진을 메모리 제한없이 사용할 수 있는 새로운 앱이 나왔습니다.

그 이름은 Airfoto


<출처:http://www.easeware.net/airfoto/>


운용방식은 PC의 사진을 i-Tunes연동없이 와이파이를 통해 핸드폰에서 볼수 있는 방식입니다.

쉽게 설명드리면, 컴퓨터에 폴더를 만들고 그 안에 사진을 넣어두면 사진을 

핸드폰으로 볼수있는 기능이 되겠습니다.

그럼 또 다시 의문이 생기시죠??

그럼 iCloud를 이용한 사진스트림과 어떻게 다른 것이냐?



1. 용량의 제한이 없다

   - iCloud의 경우 사진제한이 1000장입니다. 그 이상이 되면 최초의 사진부터 자동삭제 됩니다.

     하지만 Airfoto의 경우 제한이 없습니다.


2. 폴더별 정리가 가능하다.

   - iCloud의 경우는 사진을 시간순으로만 정리가 되어 내가 원하는 사진을 찾는 것과, 원하는 사진만 보는 것이 어려웠습니다.

     하지만 Airfoto의 경우는 하드디스크에 폴더만 만들어주고 동기화시킬 폴더를 추가해주기만 하면 원하는 사진만 봐요~~~ 


3. 설치가 쉽고, 사용법이 쉽다.

   - iCloud의 경우 많은분들이 설치와 사용에 어려움을 느끼시고 포기를 하시는데요. 이 Airfoto의 경우는 정말 쉽습니다.


그럼 이제 그 설치와 사용법에 대해 알아봐요.


   - 먼저 어플을 다운받아야겠죠?

     현제 '라이트'버전은 무료지만 '풀버젼은 2.99달러를 내야합니다. 

(전 한시적 무료배포시에 다운받았습니다.)

   

 

하지만 5천원의 가격은 업무적 편리성과 비교해보면 절대 아깝지 않습니다.

 

 - 이번엔 컴터에 프로그램을 다운받습니다.

<출처:http://www.easeware.net/airfoto/>

      http://www.easeware.net/airfoto/


 - 프로그램을 설치하시면 아래와 같은 화면이 나옵니다. 

   중앙하단에 '플러스버튼'을 눌러 동기화시킬 폴더들을 선택합니다. 

그러면 해당폴더가 생성되는 것을 확인할 수 있습니다.



 - 이번엔 핸드폰에 설치된'Airfoto'어플을 가동합니다.

   그럼 바로 사진을 볼 수 있습니다.


<그림처럼 하단에서 상단으로 풍선처럼 날아가면서 위치하게 됩니다.>

이렇게 폴더가 풍선처럼 날아가지 않는경우는 그 폴더에 사진이 없기 때문이라는거~~~~


핸드폰에는 아래처럼 폴더가 생성되고 그것을 누르면 사진이 보이게 됩니다.

<핸드폰의 이름을 가지고 만들어 냅니다.>

<두개의 폴더가 핸드폰에서 보이죠?>


<이렇게 사진이 보이게 됩니다.>


그럼 이제 가장 중요한 이야기가 남았죠?

이 어플을 어떻게 우리 업무에 적용시킬 것인가?

사진인데 사진관련 업무가 아니면 어떻게 활용이 가능해??라고 생각하시지 마시구요.

사진이니까...사진처럼 바꾸면 되는 것입니다.

사진뿐만 아니라 보고서나 자료의 경우 JPG로 변환하여 저장해 둔다면 ?

굿~~ 더 많은 양의 자료를 담을수 있다는거~~~멋지지 않나요?? 


이 어플은 내근직의 경우 업무의 적용활용도는 높지 않을 것 같습니다. 하지만,

외근직의 경우 대외업무가 많은 경우, 이미지를 확인시켜 주어야하는 경우

유용한 어플입니다. 

회사에서 보고서나 자료를 정리하면서 정리해 놓은 사진폴더들을 그대로 볼수 있기에 

따로 사진을 정리하여 외장형 디스크에 저장해 놓을 필요가 없습니다. 

외장형 디스크의 경우는 매번 사진을 옮겨서 저장하지 않기에 누락되기도 

하기에 이 어플의 힘은 대단하다라고 할 수 있습니다. 

처음 이 어플을 사용하는 것에 익숙해지기 위한 처음이 어렵지 지나고 

나면 나의 '깜빡'을 이 어플이 커버해 줄 수 있습니다.


역발상의 기개를 갖자~~

어플을 어플이 가지고 있는 기능을 가지고 업무에 적용한다는 순수한 생각은 바꾸셔야 합니다.

오히려 업무를 어떻게 이 어플을 이용해 사용할 수 있을까?라는 

역발상의 재치를 발휘해야 하겠죠?

주어진 것을 이용만 하는 것이 아니라 다시 리폼하여 사용하는 것~~!!!

그것이 되어야 합니다.


-감사합니다-

앞으로 계속 '업무능력향상'을 도와줄 어플...

기대해 주시기 바랍니다.


[업무능력향상]에버노트를 이용한 성공적인  업무 활용기

http://eagonblog.com/451

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  1. 흥미가 아는 어플리케이션이구요. +_+

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